Sovelluksia jokapäiväiseen käyttöön
Portalifyn tuotteilla ratkaistaan useita asiakkaidemme kommunikaatiotarpeita. Alla on esimerkkejä sovelluksista, joihin Portalifyn ratkaisuja käytetään:
Rooleissa
Jarno työskentelee johtokeskuksessa.
Hänen vastuullaan on tehtävien jako kenttäyksiköille ja niiden koordinointi niin, että kaikille asiakkaille voidaan taata heille luvattu palvelutaso.
Jarno käyttää selainpohjaista liittymää Portalify Data Messaging Server™:n (DMS) tarjoamiin palveluihin.
Pasi on kenttäjohtaja. Hän johtaa autostaan käsin usean hengen tiimiä.
Työvuoron aikana tiimin jäsenet vaihtuvat tehtävien vaatimasta erikoisosaamisesta riippuen.
Pasi ja hänen ryhmänsä käyttävät Portalify Secure Client™ -sovellusta ajoneuvotietokoneissaan ja mobiililaitteissaan.
Matti on kenttätyöntekijä, jonka tehtävänä on ratkoa asiakkaiden ongelmia heidän luonaan.
Hänelläkin on käytössään Portalify Secure Client™ mobiililaitteessaan ja ajoneuvotietokoneessaan ja/tai PDA:ssaan.
Tietojärjestelmien mobilisointi kasvattaa tuottavuutta
Työskennellessään asiakkaan luona Matti tarvitsee lisää tietoa kohtaamastaan ongelmasta.
Hän ottaa esille mobiililaitteensa ja avaa Portalify Secure Client™ -ohjelman.
Etusivulle avautuu lista hänen käyttämistään palveluista.
Matti valitsee tietokantakyselyn, syöttää hakutermin ja käynnistää haun.
Muutamassa sekunnissa ruudulle ilmestyy oikea ja relevantti tieto, jonka Portalify DMS on etsinyt, yhdistellyt ja tiivistänyt useista taustajäjestelmistä ja tietokannoista.
Aikaisemmin Matti joutui soittamaan kollegalleen tomistolle, joka etsi tiedon hänelle.
Toimistolla kollega etsi käsin tietoa eri järjestelmistä ja tietokannoista ja välitti ohjeet puheella takaisin kentälle.
Prosessi oli virhealtis ja hidas, vaatien kahden henkilön ajan.
Usein olennaista tietoa jäi saamatta, koska tiedon haku ei ollut täydellinen tai koska Matti ei saanut kollegaansa kiinni.
- Ajan säästö – Tieto on saatavilla välittömästi, eikä minuuttien puhelinkeskustelun päässä
- Kustannusssäästö – Toimistohenkilöstö vapautuu rutiininomaisista tukitehtävistä korkeaa arvoa tuottavaan työhön
- Saatavuus – Palvelu on aina saatavilla, eikä sitä tarvitse odottaa
- Palvelun laatu – Täsmällinen tieto vähentää väärinkäsityksistä ja olennaisen tiedon poisjäännistä aiheutuvia ongelmia. Portalify DMS estää infoähkyn
Mobiili raportointi poistaa turhan työn
Saatuaan työnsä valmiiksi Matti raportoi tehtävän PDA:llaan tai ajoneuvotietokoneellaan ja tulostaa kuitin asiakkaalle.
Portalify DMS välittömästi raportin taustajärjestelmiin, tarjoten johdolle reaaliaikaisen näkymän toimitustilanteeseen.
Matti puolestaan on vapaa lähetemään heti kohti seuraavaa asiakasta.
Aikana ennen Portalifyn ratkaisuja Matti joutui tekemään muistiinpanoja asiakkaiden luona tehdyistä töistä ja jokaisen päivän lopuksi kuluttamaan aikaa toimistolla raportoiden tekemänsä työt.
Tämä aika oli pois tuottavasta työstä ja myös lisäsi tarpeettomasti matkustuskustannuksia.
Kustannuksista huolimatta työnjohdolla ei koskaan ollut käytettävissään ajantasaista tietoa kenttähenkilöstön työtilanteesta.
Portalifyn ratkaisu poistaa turhan työn ja matkustuksen kokonaan kenttätoiminnasta.
- Ajan säästö – Kenttähenkilöstö pystyy suorittamaan enemmän tehtäviä päivässä
- Kustannusssäästö – Turha työ ja matkustus poistuu kokonaan
- Palvelun laatu – Toiminnan seuranta on reaaliaikaista
Ryhmäviestintä vapauttaa johtajat keskittymään olennaiseen
Portalify DMS hoitaa kaiken kenttähenkilöstölle menevän, heiltä tulevan ja heidän välisen viestiliikenteen reitittämisen riippumatta siitä, mitä verkkoteknologioita ja päätelaitteita on käytössä.
Eri verkot yhdistävä ryhmädataviestintä säästää aikaa ja takaa, että Jarno, Pasi ja koko tiimi voi viestiä helposti keskenään, tarvitsematta tietää käyttävätkö yksittäiset ryhmän jäsenet TETRA- tai GSM-laitetta, ajoneuvotietokonetta vai toimistopäätettä.
Jarno ja Pasi voivat tarvittaessa listätä ryhmiin tilapäisesti asiakkaan henkilöstöä, vaikka näillä olisi käytössään pelkkä perus-GSM-puhelin.
Rutiinitiedon lähettäminen ryhmädataviesteinä puheen sijasta rauhoittaa työnjohdon kentällä ja toimistolla, jolloin johdolla on aikaa keskittyä tärkeisiin tilanteisiin.
Ennen Portalifyn ratkaisujen käyttöönottoa viestintä hoidettiin yksilö- ja ryhmäpuhelujen sekä tekstiviestien avulla.
Ne osoittautuivat hitaiksi rutiinitiedon välittämiseen ja kenttähenkilöstön kuittausten keräämiseen.
Ihmiset eivät olleet aina tavoitettavissa, koska pääasiallinen viestintäväline oli pois päältä, unohtunut kotiin tai tilapäisesti rikkoutunut.
Kaiken tämän vuoksi työnjohto (eli Jarno ja Pasi!) ylikuormittui rutiinitehtävistä, kun heidän olisi pitänyt keskittyä tärkeisiin tapauksiin.
- Ajan säästö – Ryhmädataviestintä säästää aikaa puheluihin verrattuna
- Saatavuus – Tieto tavoittaa vastaanottajansa aina
- Palvelun laatu – Henkilöstö voi keskittyä olennaiseen
Hajautettujen organisaatioiden hälyttäminen
Jarno ottaa vastaan asiakkalta kiireellisen tehtävän, joka vaatii välittömiä toimenpiteitä.
Hän hälyttää Portalify DMS:llä useita kenttä- ja tukiryhmiä yhdellä näppäimen painalluksella.
Portalify DMS reitittää hälytyksen käyttäjille, jotka saavat sen välittömästi TETRA- ja GSM-puhelimiinsa, PDA-laitteisiinsa, ajoneuvotietokoneisiinsa ja toimistopäätteisiinsä.
Hälytetyltä työntekijältä kuluu alle sekunti viestin kuittaamiseen, jolla he varmistavat ottavansa tehtävän vastaan.
Portalify DMS tarjoaa työnjohdolle reaaliaikaisen näkymän kuittaustietoihin näyttäen, ketkä on hälytetty ja ketkä ovat jo kuitanneet hälytyksen.
Ennen Portalify DMS:ää Jarno joutui soittamaan hälytettäville ihmisille, lähettämään useita tekstiviestejä ja käyttämään eri sovelluksia kaikkien tarvittavien henkilöiden hälyttämiseksi.
Tämä vaati häntä harjoittelemaan useiden erilaisten järjestelmien käyttöä jatkuvasti.
Ihmisten hälyttäminen yksi järjestelmä kerrallaan vei jonkin aikaa, mikä rajoitti organisaation reagointiaikaa ja kasvatti virhemahdollisuuksia.
- Ajan säästö – Hälyttäminen, tiedottaminen ja kuittausten tarkkaileminen on nopeaa ja helppoa
- Tehokkuus – Käyttäjät vastaanottavat viestit riippumatta siitä, mitä verkkoteknologioita ja päätelaitteita on käytössä
- Kustannussäästö – Yksi viestintäjärjestelmä riittää; ei tarvitse harjoitella useiden järjestelmien käyttöä
Tilannnetietoisuuden kasvattaminen parantaa kenttäjohtamista
Jarno antaessa tehtävän kenttätiimille, Portalify DMS luo automaattisesti tehtävälle viestiryhmän, liittää käyttäjät siihen ja lähettää tehtävätiedot tiimille ryhmän kautta.
Automaattinen rutiinitehtävien lähetys rauhoittaa työnjohdon rutiinitehtäviltä, vapauttaen Jarnon keskittymään tärkeisiin tapauksiin tai ottamaan vastaan uusia tehtäviä.
Kenttähenkilöstön mobiililaitteissa Portalify Secure Client™ vastaanottaa tehtävätiedot ja hälyttää käyttäjät.
Pasi ja Matti hyväksyvät tehtävän yhdellä nappin painalluksella ja Portalify DMS reitittää kuittaukset Kenin työasemaan.
Koko tehtävänantoprosessi hoituu muutamassa sekunnissa, tehostaen kenttäjohtamista.
Pasi ja hänen tiiminsä raportoivat statuksensa Portalify Secure Client™ -sovelluksella työnjohdolle.
Portalify DMS reitittää statusviestit kaikkiin tarvittaviin toimistopäätteisiin ja taustajärjestelmiin, sekä valituille kenttäjohtajille.
Näin kaikki tietävät, mitä tiimit ja yksittäiset tiimin jäsenet ovat tekemässä.
Tilannekuvan koheneminen auttaa johtamaan toimintaa älykkäämmin, jolloin reagointiaika pienenee ja palvelun laatu paranee.
Ilman Portalifyn ratkaisuja Jarno joutui soittamaan Pasille ja Matille antaakseen heille tehtäviä ja informaatiota.
Aikaa kului turhaan, ja perusinformaatiota kuten osoitteita koskevat väärinymmärrykset ja kirjoitusvirheet eivät olleet epätavallisia.
Kaikkein työläintä oli kuitenkin ylläpitää kokonaiskuvaa siitä, mitä oli tapahtumassa, sillä se vaati tilannetiedon jatkuvaa keräämistä ja säännöllistä yhteydenpitoa koko kenttähenkilöstöön ja kerätyn tiedon päivittämistä johtamisjärjestelmiin.
Tilannetiedon kerääminen ja päivitys asetti fyysisen rajan organisaation kyvylle ottaa vastaan uusia tehtäviä ja suoraan lisäsi toiminnan kustannuksia.
- Tuottavuus – Työnjohtaja voi jakaa enemmän tehtäviä ja johtaa useampia yksiköitä
- Tehokkuus – Hyvän tilannetietoisuuden ansiosta kenttähenkilöstö voi toimia älykkäästi
- Palvelun laatu – Johtamisen parantuminen vähentää reagointiaikaa ja parantaa palvelun laatua
Paikkatieto parantaa palvelun laatua ja reagointiaikaa
Kenttähenkilöstö ja ajoneuvot on varustettu GPS-laitteilla.
Portalify DSM:n kautta Jarno ja Pasi voivat paikantaa yksittäiset ryhmän jäsenet ja partiot.
Lisäksi järjestelmä tarjoaa aluepohjaisen statusraportoinnin ja viestinnän.
Portalifyn paikannuspalvelujen ansioista Jarno ja Pasi voivat jakaa tehtäviä älykkäämmin niille työntekijöille, jotka ovat parhaiten kykeneviä ottamaan vastaan uusia tehtäviä.
Lisäksi Portalify DMS varoittaa Keniä jos ennustettu vasteaika jollakin alueella olisi liian huono sen vuoksi, että yksiköt ovat kiinni tehtävissä.
Näin työnjohto voi kohdentaa yksiköitä muilta alueilta näille tilapäisesti haavoittuvaisille alueille.
Ennen Portalifyn ratkaisujen käyttöönottoa Jarno ja Pasi saivat tietää kenttähenkilöstön tarkan sijainnin vain soittamalla heille.
Tiedon kerääminen oli hidasta, kuormitti turhaan koko henkilöstöä eikä koskaan kyennyt tarjoamaan riittävän tarkkaa tilannekuvaa nopeasti muuttuvissa tilanteissa.
Se kuitenkin vaati jatkuvaa viestintää joka ylityöllisti työnjohdon toisarvoisilla rutiinitehtävillä, häiriten tärkeiden asioiden hoitoa.
- Kustannussäästö – Tehtävät voidaan jakaa optimaalisesti
- Palvelun laatu – Älykkäät datapalvelut auttavat sovitun palvelutason varmistamisessa
- Tuottavuus – Tilannetietoisuuden parantuminen johtaa parempaan päätöksentekoon ja toiminnan johtamiseen
|
